Klachtenregeling 2016

Wij hechten veel waarde aan een goede relatie met onze cliënten, aan het leveren van diensten van een hoge kwaliteit en aan het nakomen van onze afspraken. Wij doen dan ook ons uiterste best om misverstanden, vergissingen en fouten te voorkomen. Maar dat valt niet 100% uit te sluiten. Juridische dienstverlening is nu eenmaal geen exacte wetenschap en fouten maken is menselijk. Vandaar dat onze dienstverlening aan cliënten een inspannings- en geen resultaatsverbintenis is. M.a.w.: wij spannen ons in om een bepaald resultaat te behalen, maar wij kunnen dat resultaat niet garanderen.

klachtenregeling

Indien u een van onze cliënten bent (geweest) en u heeft vragen of bent ontevreden over onze dienstverlening dan vernemen wij dat graag van u. Wij willen uw vragen graag beantwoorden en /of uw ontevredenheid wegnemen. Verder willen wij graag lering trekken uit uw mening, zodat wij onze dienstverlening structureel kunnen verbeteren. Dat is alleen mogelijk als u de moeite wilt nemen om uw mening met ons te delen. Wij danken u dan ook voor uw mening.

Indien wij uw ontevredenheid niet kunnen wegnemen staat het u uiteraard vrij om een formele klacht in te dienen. Daarop is deze Klachtenregeling 2016 van toepassing.

Wij zeggen u toe dat wij elke klacht serieus nemen. Daarbij stellen we ons tot doel om elke klacht onmiddellijk in behandeling te nemen en, in overleg met u, zo snel mogelijk tot een oplossing te komen.

Indienen van een klacht
Wij verzoeken u om vragen of klachten eerst informeel voor te leggen aan de betrokken advocaat van ons kantoor of aan mr. Peter W.M. Steenbergen. Elke advocaat van ons kantoor zal zich inspannen om samen met u een oplossing te vinden. Dat kan schriftelijk (ook per mail) en/of in een of meer besprekingen. Die oplossing wordt schriftelijk vastgelegd, door u en ons voor akkoord getekend en uiteraard nagekomen.

Indien voornoemd informeel overleg onverhoopt niet tot een oplossing zou leiden, dan adviseren wij u om ons een formele brief te schrijven of een mailbericht toe te sturen, waarin u uw klacht vastlegt. U kunt uw brief of mailbericht richten aan Steenbergen Advocaten, Loosterweg 4b, 2215 TL Voorhout of aan info @ steenbergenadvocaten.nl

Om de klacht meteen in behandeling te kunnen nemen, vragen wij u om de volgende informatie in uw brief of mailbericht te vermelden:

  • uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en mailadres
  • naam en nummer van het dossier bij Steenbergen Advocaten
  • de betrokken advocaat of advocaten
  • duidelijke omschrijving van de klacht
  • datum van uw brief of mailbericht
  • kopie van alle relevante documenten die uw klacht kunnen verduidelijken

Ontvangstbevestiging
Wij sturen u meteen na ontvangst van uw klacht een schriftelijke ontvangstbevestiging toe. Hierbij verstrekken wij de nodige informatie over het verloop van de klachtenprocedure.

Behandeling van de klacht

  • Wij wijzen een bemiddelaar binnen het kantoor aan
  • de bemiddelaar zal de betrokken advocaat of advocaten van de klacht in kennis stellen en hem/haar/hen in de gelegenheid stellen binnen een korte doch redelijke termijn schriftelijk op de klacht te reageren
  • de bemiddelaar zal u over deze reactie informeren
  • de bemiddelaar kan u in elk stadium van de behandeling van uw klacht om extra informatie vragen
  • de bemiddelaar kan u in elk stadium van de behandeling van uw klacht vragen om deze in een gesprek op kantoor of elders mondeling toe te lichten
  • de bemiddelaar kan u uitnodigen voor een gesprek met de betrokken advocaat of advocaten, waarin de klacht en de reactie besproken zullen worden en naar een oplossing gezocht kan worden
  • de bemiddelaar draagt zorg voor een snelle en behoorlijke afhandeling van de klacht.

Reactie op de klacht
Vervolgens ontvangt u zo spoedig mogelijk een inhoudelijke reactie op de klacht en een voorstel voor een oplossing. Indien hier onverhoopt vertraging in zou ontstaan, dan zal dat met opgave van redenen aan u worden medegedeeld. Wij doen er alles aan om uw klacht naar uw tevredenheid af te handelen.

Indien u niet tevreden zou zijn over de afhandeling van een klacht of over de voorgestelde oplossing en als er geen mogelijkheden zijn om hier verder overleg over te voeren, dan kunt u overwegen om uw klacht voor te leggen aan de Raad van Toezicht, Arrondissement Den Haag. Dit gaat via de Deken (voorzitter), Bureau van de Orde, Postbus 84093, 2508 AB DEN HAAG, telefoonnummer 070-4166122.

U heeft ook altijd de mogelijkheid om zich te wenden tot de burgerlijke rechter.

Meer informatie
Mocht u meer informatie nodig hebben dan kunt u altijd contact opnemen met onze officemanager mevrouw Esther Hoogeveen (info @ steenbergenadvocaten.nl of tel. 0252-225253).

Steenbergen Advocaten

 

T: 0252 22 52 53
2215 TL  Voorhout